O trabalho em home office foi uma das alternativas mais inteligentes que, além de colaborar para o isolamento social daqueles que podiam trabalhar remotamente, colaborou para que muitos empresários pudessem reduzir custos, em processos e nos espaços físicos, além de garantir mais flexibilidade e produtividade.

Em um cenário pós-covid, espera-se que o trabalho remoto, em home office ou de qualquer outro lugar, seja ainda mais consolidado. Sendo assim, questões pertinentes estão vindo à tona, como por exemplo o controle da jornada, o famoso controle de ponto.

Afinal, como as empresas estão administrando as jornadas de seus colaboradores? Como está sendo feito o controle de ponto? Existem diversas vantagens em manter o controle de ponto com a ajuda da tecnologia. Para saber mais sobre o assunto, continue acompanhando esse artigo!

– Qual é a importância do controle de ponto no home office?

No cenário atual, onde muitas empresas estão se dividindo em trabalho remoto e presencial em determinados dias da semana, o controle de ponto eletrônico é a solução ideal para acompanhar e entender o desempenho da equipe.

Devido ao acompanhamento do tempo de trabalho e da execução de tarefas, é possível analisar o desempenho dos colaboradores nos dois ambientes.

– Como funciona o controle de ponto no home office?

O controle de ponto é um sistema regulamentado por lei que fornece dados de forma simples, prática e segura. Uma ferramenta poderosa par o setor de RH que contém os relatórios que indicam a jornada de trabalho dos colaboradores.

As menções oficiais ao home office na CLT aconteceram na Reforma Trabalhista de 2017 (Lei nº 13.467). Nela, existem questões importantes que devem ser levadas em consideração, como por exemplo, a marcação de ponto para funcionários em home office foi estabelecida como não obrigatória.

Porém, dependendo do caso, as empresas podem adotar o processo se ele for realizado dentro das regras do Ministério do Trabalho e Emprego. 

Diante disto, recorrer a tecnologias especialmente desenvolvidas para viabilizar o controle de ponto home office torna-se fundamental para acompanhar o registro de ponto de início e de fim da jornada remotamente, além de intervalos e outras variações de tempo.

– Como fazer o controle de ponto eletrônico remotamente?

Ao invés de centenas de planilhas confusas e nada práticas, o controle do RH pode ser facilitado por meio do ponto eletrônico digital.

Um sistema de controle de ponto eletrônico online permite o registro e a gestão da jornada de trabalho dos colaboradores facilitando a gestão do banco de horas e a avaliação da produtividade. A ideia é calcular as horas de trabalho e reunir em um banco de dados, cumprindo as regras da CLT e garantindo as remunerações corretas.

Com o ponto eletrônico remoto, as vantagens são muitas, entre elas:
-> Maior controle e proteção de dados
É possível utilizar diversos recursos digitais, como o de geolocalização e visualizar relatórios em tempo real.
-> Aumento da produtividade
A otimização deste processo é uma forma de aumentar e acompanhar a produtividade do time.
-> Acessibilidade e praticidade
O registro de ponto pode ser feito a qualquer hora e de qualquer lugar por meio de um celular, tablet ou computador.

Quer saber mais detalhes sobre como a implantação do ponto eletrônico pode ajudar na rotina da sua empresa? Entre em contato conosco por meio do Fale com a Lowtax ou pelo telefone (21) 2102-5930 | (11) 4637-6764.

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Comunicação, ambiente remoto e estrutura virtual são alguns dos pontos de maior preocupação no gerenciamento de um time em home office. 

Sendo assim, se você ainda não se adaptou ou está passando por esse período de transição, confira os fatores de sucesso que podem te ajudar a gerenciar o time remotamente.

-> Como migrar e gerenciar o seu time remotamente? 

É fundamental que exista um planejamento e organização dessa nova estrutura e dinâmica de trabalho. Por isso, selecionamos três pontos fundamentais que direcionam nesse processo:

– Estrutura virtual (em nuvem)

A estrutura virtual é onde acontece o dia a dia da equipe, é o ambiente de comunicação, de operacionalização das atividades, organização e armazenamento de arquivos. O ambiente virtual (em nuvem) é onde os processos rodam, e as atividades acontecem, para garantir a entrega, resultados e comunicação do time. Em outras palavras, é o escritório virtual.

– Comunicação

A comunicação é um dos fatores que precisam ser mais trabalhados nesse momento de pandemia mundial, o emocional precisa de um cuidado muito especial para diminuir a sensação de ansiedade, o sentimento de solidão e isolamento.  Comunicar-se muito com a equipe e manter o time sempre conectado, e utilizar tecnologias que propiciam as videoconferências, reuniões e bate-papos audiovisuais são fatores-chave para o sucesso dessa gestão. Além disso, é bom lembrar da importância da gestão do tempo, em não realizar reuniões improdutivas.

– Integração

A integração é a consolidação da estrutura virtual, equipe, processos, comunicação e o engajamento do time. Em resumo, é resultado da adaptação e o funcionamento da nova dinâmica de trabalho.

Tendo por base os três fatores acima, para auxiliar na gestão e controle da operação remotamente, dois aspectos são fundamentais nessa jornada:

– Gestão de processos e tarefas através de ferramentas em nuvem

As ferramentas online funcionam como as principais estruturas de suporte ao trabalho remoto e aos colaboradores. Essas plataformas possibilitam a operacionalização das atividades, comunicação, organização e a gestão de processos. É a estrutura virtual para o bom funcionamento do home office e gestão e controle da operação.

Abaixo, seguem alguns exemplos de ferramentas online e gratuitas:

Para organização digital: Google Drive, Dropbox e Onedrive. Todas as ferramentas são de armazenamento online, na nuvem e colaborativas.

Para garantir a comunicação: Skype (mensagem, áudio e audiovisual) e o Zoom, que é a ferramenta mais utilizada hoje para videoconferências e reuniões onlines. É possível reunir até 100 pessoas na mesma conferência na opção gratuita.

Para gerenciar o time e suas tarefas: Trello, Asana, Pipefy, Evernote, Microsoft To Do, Microsoft Teams e Google Calendar.

– Relacionamento entre a equipe e os gestores

Nesse momento é muito importante estar em constante contato com a equipe e seus pares. Entender a dificuldade do outro, trocar experiências, oferecer ajuda e intensificar o contato audiovisual, onde as pessoas se aproximam mais e cria-se um ambiente de interação maior.

Além disso, a colaboração e a confiança são requisitos fundamentais para um bom relacionamento entre os envolvidos e uma boa gestão remota. O emocional dos colaboradores precisa de um cuidado especial nesse período.

Da mesma forma, estimular as reuniões e videoconferências ajudam a entender as necessidades de cada um, e a criar um ambiente colaborativo e mais produtivo também.

Entendendo a importância da construção de uma estrutura virtual eficiente, da comunicação fluida com o time e a integração desses dois grandes fatores, o trabalho remoto só tende a ser benéfico, inclusive para o período pós quarentena. 

Tendo isso por base, caso você precise de orientação sobre o assunto, entre em contato pelo Fale com a Lowtax ou pelo telefone (21) 2102 5930. A Lowtax está pronta para ajudar você neste período tão atípico e decisivo. 

Autor: Carolina Calacina

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