Comunicação, ambiente remoto e estrutura virtual são alguns dos pontos de maior preocupação no gerenciamento de um time em home office. 

Sendo assim, se você ainda não se adaptou ou está passando por esse período de transição, confira os fatores de sucesso que podem te ajudar a gerenciar o time remotamente.

-> Como migrar e gerenciar o seu time remotamente? 

É fundamental que exista um planejamento e organização dessa nova estrutura e dinâmica de trabalho. Por isso, selecionamos três pontos fundamentais que direcionam nesse processo:

– Estrutura virtual (em nuvem)

A estrutura virtual é onde acontece o dia a dia da equipe, é o ambiente de comunicação, de operacionalização das atividades, organização e armazenamento de arquivos. O ambiente virtual (em nuvem) é onde os processos rodam, e as atividades acontecem, para garantir a entrega, resultados e comunicação do time. Em outras palavras, é o escritório virtual.

– Comunicação

A comunicação é um dos fatores que precisam ser mais trabalhados nesse momento de pandemia mundial, o emocional precisa de um cuidado muito especial para diminuir a sensação de ansiedade, o sentimento de solidão e isolamento.  Comunicar-se muito com a equipe e manter o time sempre conectado, e utilizar tecnologias que propiciam as videoconferências, reuniões e bate-papos audiovisuais são fatores-chave para o sucesso dessa gestão. Além disso, é bom lembrar da importância da gestão do tempo, em não realizar reuniões improdutivas.

– Integração

A integração é a consolidação da estrutura virtual, equipe, processos, comunicação e o engajamento do time. Em resumo, é resultado da adaptação e o funcionamento da nova dinâmica de trabalho.

Tendo por base os três fatores acima, para auxiliar na gestão e controle da operação remotamente, dois aspectos são fundamentais nessa jornada:

– Gestão de processos e tarefas através de ferramentas em nuvem

As ferramentas online funcionam como as principais estruturas de suporte ao trabalho remoto e aos colaboradores. Essas plataformas possibilitam a operacionalização das atividades, comunicação, organização e a gestão de processos. É a estrutura virtual para o bom funcionamento do home office e gestão e controle da operação.

Abaixo, seguem alguns exemplos de ferramentas online e gratuitas:

Para organização digital: Google Drive, Dropbox e Onedrive. Todas as ferramentas são de armazenamento online, na nuvem e colaborativas.

Para garantir a comunicação: Skype (mensagem, áudio e audiovisual) e o Zoom, que é a ferramenta mais utilizada hoje para videoconferências e reuniões onlines. É possível reunir até 100 pessoas na mesma conferência na opção gratuita.

Para gerenciar o time e suas tarefas: Trello, Asana, Pipefy, Evernote, Microsoft To Do, Microsoft Teams e Google Calendar.

– Relacionamento entre a equipe e os gestores

Nesse momento é muito importante estar em constante contato com a equipe e seus pares. Entender a dificuldade do outro, trocar experiências, oferecer ajuda e intensificar o contato audiovisual, onde as pessoas se aproximam mais e cria-se um ambiente de interação maior.

Além disso, a colaboração e a confiança são requisitos fundamentais para um bom relacionamento entre os envolvidos e uma boa gestão remota. O emocional dos colaboradores precisa de um cuidado especial nesse período.

Da mesma forma, estimular as reuniões e videoconferências ajudam a entender as necessidades de cada um, e a criar um ambiente colaborativo e mais produtivo também.

Entendendo a importância da construção de uma estrutura virtual eficiente, da comunicação fluida com o time e a integração desses dois grandes fatores, o trabalho remoto só tende a ser benéfico, inclusive para o período pós quarentena. 

Tendo isso por base, caso você precise de orientação sobre o assunto, entre em contato pelo Fale com a Lowtax ou pelo telefone (21) 2102 5930. A Lowtax está pronta para ajudar você neste período tão atípico e decisivo. 

Autor: Carolina Calacina

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A adaptação ao trabalho remoto pode não ser uma tarefa fácil. Para tornar o seu trabalho em home office mais produtivo e, ao mesmo tempo, diminuir a ansiedade, dois pontos fundamentais podem auxiliar no seu dia a dia profissional e pessoal: a Gestão do Tempo e a Gestão de Tarefas. 

Sendo assim, confira abaixo dicas essenciais para você saber administrar seu tempo em home office utilizando dicas, técnicas e ferramentas de gestão do tempo e tarefas.

-> Causas para má Gestão do tempo

Na Gestão do Tempo, existem 3 fatores principais que podem atrapalhar seu desempenho:

1 – O adiamento das tarefas
Este está diretamente relacionado à procrastinação, quando você deixa de realizar a tarefa no período planejado e aquilo se torna uma urgência posteriormente.
2 – Os ladrões do tempo
Já pensou em quanto tempo você passa olhando o celular, Whatsapp ou as redes sociais? Muita vezes é fácil se distrair, passar horas fazendo isso, e, consequentemente, esquecer das verdadeiras prioridades.
3 – A falta de foco
Pensar sobre várias coisas ao mesmo tempo pode atrapalhar o seu desempenho. Consequentemente, pode ser um grande impedimento para encontrar uma boa solução para cada um dos seus problemas. Além disso, a falta de foco impede que você enxergue com clareza qual tarefa precisa ser priorizada naquele momento.

-> Classificação das tarefas

Para afastar tudo que possa atrapalhar sua gestão de tempo é necessário classificar as atividades. Em outras palavras, é preciso distinguir as tarefas importantes e as tarefas urgentes:
– Tarefas importantes:
São aquelas atividades que contribuem para atingir objetivos pessoais ou profissionais. Em suma, acrescentam valor e resultado. Por isso, devem ser trabalhadas com antecipação e planejamento.
– Tarefas urgentes:
São aquelas atividades que demandam atenção imediata. Sendo assim, é necessário analisar constantemente o motivo de uma atividade se tornar urgente e como ela pode ser evitada.

Para isso, a dica para que tudo não se transforme em urgente é priorizar aquilo que é importante.

Portanto, comece classificando o tempo da seguinte forma:
– 70% para tarefas importantes
– 20% para as urgentes
– 10% para as circunstanciais, que são as atividades que você pode negociar prioridade e realizar depois.

O planejamento do tempo e das atividades podem ser realizados semanalmente ou mensalmente, depende da sua mecânica de trabalho.

Não existe um planejamento diário das suas atividades. Ou seja, o planejamento só existe quando é realizado com antecedência.

-> Exercício para fazer um planejamento semanal

Tendo isso por base, após a classificação, comece pelo mais simples, o planejamento semanal:
1 – Liste as tarefas da semana;
2 – Classifique o que é importante e o que é urgente;
3 – Priorize as atividades que foram classificadas como importantes;
4 – Identifique as atividades que te dão mais resultado com menos tempo e esforço;
5 – Priorize as atividades acima;
6 – Inicie o dia com as tarefas mais importantes e de maior impacto;
7 – Realize as tarefas mais difíceis no período mais produtivo do dia.

-> Técnicas para a Gestão de tarefas: Método Kanban e Técnica Pomodoro

Diante disso, duas técnicas que ajudam muito na gestão do tempo e de tarefas são o método Kanban e a técnica Pomodoro.

O método Kanban consiste em organizar as tarefas em um quadro, separando e classificando por listas de acordo com o andamento de cada atividade. Como por exemplo: “Fazer”, “Em andamento” e “Concluído”.

O método foi criado originalmente como uma técnica de gerenciamento de projetos para que todos pudessem ver claramente em que estágio cada tarefa do projeto se encontrava.

Basicamente, o que você precisa fazer é escrever cada tarefa em um cartão – manualmente ou em um aplicativo – e ir mudando seu lugar no quadro geral, de acordo com a evolução no andamento de cada atividade. Desta forma, além de você, outras pessoas da equipe podem ter uma visão geral do que está acontecendo ao longo da semana.

A técnica Pomodoro (Foco) busca um melhor aproveitamento do tempo, dividindo o fluxo de trabalho em intervalos. 

Para esclarecer, acontece assim: você cria a sua lista de tarefas e marca o cronômetro para um período de 25 minutos (que são chamados de “pomodoro”), nos quais você irá trabalhar em uma única tarefa, sem interrupções. Ao final desse tempo, você faz uma pausa de 5 minutos para descansar a mente. Depois, retoma mais um ciclo de 25 minutos. Após completar 4 ciclos, você faz uma pausa maior para relaxar, de 15 a 30 minutos. Após isso, você continua o ritmo de trabalho, recomeçando tudo de novo.

-> Ferramentas online gratuitas para Gestão do Tempo e Gestão de Tarefas

Depois de todas essas dicas e técnicas para uma boa gestão do tempo, selecionamos também ferramentas online gratuitas que são essenciais no controle das tarefas:
– Trello
Um software que utiliza a metodologia kanban, com blocos temáticos. Por isso, ele é ótimo para administrar projetos;
– Evernote
Um serviço que funciona na nuvem e permite criar listas, lembretes, anexar documentos e compartilhar esses conteúdos com outras pessoas envolvidas;
– Google Calendar
Um calendário digital que ajuda a organizar suas tarefas e seus respectivos prazos.

Gostou? Pois bem, agora você está preparado para administrar seu tempo em home office de forma consciente.

Porém, se restou alguma dúvida e você precisa de ajuda para colocar as dicas sobre gestão do tempo e gestão de tarefas em prática no seu negócio, não hesite. Entre em contato pelo Fale com a Lowtax ou pelo telefone (21) 2102 5930.

Autor: Carolina Calacina

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Sendo assim, confira abaixo informações sobre a redução proporcional da jornada de trabalho, a suspensão temporária do contrato de trabalho, dispensa sem justa causa durante a adesão ao programa e outras disposições.

– O que é o programa emergencial?
O programa tem por objetivo preservar o emprego e a renda, viabilizar economicamente a continuidade das atividades empresariais e reduzir o impacto social em decorrência da crise.

– Quem tem direito?
Para isso, terá direito ao benefício o empregado que teve a jornada reduzida ou o contrato suspenso, independente do tempo de vínculo ou período aquisitivo.

– E para as empresas?
Desta forma, o programa possibilita a redução da jornada de trabalho ou suspensão do contrato de trabalho por período predeterminado.

Sobre a Redução proporcional da Jornada de Trabalho

De acordo com o programa, a jornada de trabalho poderá ser reduzida através de acordo individual ou coletivo com os empregados pelo prazo máximo de 90 dias.

Para isso, o acordo deverá ser feito por escrito e encaminhado ao empregado com dois dias de antecedência. Por sua vez, o empregador deverá garantir a estabilidade do emprego durante a redução e pelo mesmo período após o retorno normal da jornada de trabalho.

Com relação a redução da jornada de trabalho, essa poderá ser concedida nas seguintes proporções e condições:
– Redução de 25%
Através de acordo individual para todos os empregados. Sendo assim, o recebimento será de até 25% do valor do seguro desemprego.

– Redução de 50%
Através de acordo individual para os empregados que recebem até R$ 3.117,00 e acima de R$ 12.202,12, com ensino superior. E através de acordo coletivo para os demais casos. Sendo assim, o recebimento será de até 50% do valor do seguro desemprego.

– Redução de 70%
Através de acordo individual para os empregados que recebem até R$ 3.117,00 e acima de R$ 12.202,12, com ensino superior. E através de acordo coletivo para os demais casos. Sendo assim o recebimento será  de até 70% do valor do seguro desemprego.

Diante disso, a redução da jornada de trabalho será restabelecida no prazo de dois dias corridos, se:
1 – Houver a cessação  do estado de calamidade pública;
2 – No final da data estabelecida no acordo;
3 – O empregador decidir antecipar o fim do período pactuado.

Sobre a suspensão temporária do contrato de trabalho

A suspensão do contrato de trabalho poderá ser acordada por até 60 dias. Para isso, deverá ser pactuada por acordo individual entre empregador e empregado com notificação por escrito de no mínimo 2 dias.

Durante a suspensão do contrato de trabalho, o empregado:
1 – Terá direito a todos os benefícios concedidos pelo empregador, como por exemplo: plano de saúde, vale alimentação, etc.
2 – Poderá recolher o INSS como segurado facultativo através do DATAPREV.

Além disso, durante o período de suspensão do contrato, o empregado não poderá manter as atividades de trabalho, mesmo que de forma parcial ou remota.

Por sua vez, o empregador deverá garantir a estabilidade do emprego durante a suspensão e pelo mesmo período após o retorno normal do trabalho.

A suspensão do contrato de trabalho poderá ser concedida nas seguintes condições:

– Para empresas com faturamento de até R$ 4.800.000,00 em 2019:
Através de acordo individual para empregados que recebem até R$ 3.117,00 ou acima de R$ 12.202,12 e que possuam diploma de curso superior.
Através de acordo coletivo para os casos não enquadrados acima. 

Durante a suspensão, o empregado terá direito a 100% do valor do seguro desemprego. O empregador não é obrigado a realizar o pagamento de ajuda compensatória.

– Para as empresas com faturamento superior a R$ 4.800.000,00 em 2019:
Através de acordo individual para empregados que recebem até R$ 3.117,00 ou acima de R$ 12.202,12 e possuam diploma de curso superior.
Através de acordo coletivo para os casos não enquadrados acima. 

Durante a suspensão, o empregado terá direito a 70% do valor do seguro desemprego. O empregador deverá oferecer ajuda compensatório de 30% do valor do salário do empregado.

Observação: a ajuda compensatória terá natureza indenizatória e não integrará a folha de salários e será isento de Imposto de Renda na Fonte e na Declaração de Ajuste Anual do beneficiário.

A suspensão do contrato de trabalho será restabelecida no prazo de dois dias corridos se:

1 – Houver a cessação do estado de calamidade pública;
2 – No final da data estabelecida no acordo;
3 – Caso o empregador decida por antecipar o fim do período pactuado.

– Como pode ser feito o acordo?
Poderão ser utilizados meios eletrônicos para a convocação, deliberação, formalização e publicidade de convenção ou de acordo coletivo de trabalho.

Em caso de dispensa sem justa causa durante a adesão ao programa emergencial:

Em caso de dispensa sem justa causa, durante as garantias provisórias dispostas acima, o empregador ficará sujeito, além do pagamento das parcelas rescisórias, a indenização de:

– Na redução de 25% da jornada
50% do valor do salário que o empregado tinha direito.

– Na redução de 50% da jornada
70% do valor do salário que o empregado tinha direito.

– Na redução de 70% da jornada e na suspensão do contrato de trabalho
100% do valor do salário que o empregado tinha direito.

Outras disposições:

– Não terá direito ao programa emergencial aquele que recebe benefícios do INSS (aposentados, pensionistas, auxílio doença, entre outros).

– O empregado, durante a suspensão do contrato de trabalho, poderá recolher a contribuição para o INSS de forma facultativa através do portal do DATAPREV.

– O empregado que possuir mais de um vínculo formal de emprego, poderá receber cumulativamente o benefício para cada contrato suspenso ou reduzido.

– As medidas adotadas nesse programa não impedem ou mudam o valor do recebimento do seguro desemprego em caso de eventual desligamento.

– Além disso, o valor da ajuda compensatória paga ao empregado poderá ser deduzida da base de cálculo do IRPJ e CSLL das empresas optantes pelo Lucro Real.

Considerando tudo isso, sabemos que estamos em um momento totalmente atípico e delicado. Por isso, caso tenha alguma dúvida ou precise de ajuda, estamos à disposição. Entre em contato pelo Fale com a Lowtax ou pelo telefone (21) 2102 5930.

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