Após 1 ano de pandemia, vivendo em um cenário altamente desafiador, podemos identificar evoluções que algumas mudanças aceleradas trouxeram para nosso dia a dia.

Seja qual for sua visão sobre esse período, é inegável que situações adversas sempre nos levam a refletir, aprender e encontrar novas soluções. Especialmente para as empresas, essas mudanças revolucionaram a relação com o trabalho e gestão de equipes.

Baseados nisso, a equipe Lowtax selecionou 4 grandes lições que a crise do Coronavírus trouxe para as empresas e organizações. Quer saber quais são? Então, confira abaixo!

1 – Reinvenção 

O isolamento social provocou uma profunda mudança nos hábitos comportamentais das pessoas. Consequentemente, isso também alterou a dinâmica nos negócios. 

Diante disso, muitas empresas tiveram que lidar pela primeira vez com uma grande gestão de crise. Algumas, que já tinham um plano estratégico para lidar com situações adversas, tiveram que executar um plano para adaptar-se aos novos processos e novas formas de trabalho. Outras muitas, precisaram encerrar suas atividades.

Mas, se por um lado tivemos um cenário caótico de empresas sem alternativas para prosseguir, por outro extremo, alguns empreendedores enxergaram oportunidades por meio do marketplace e delivery.

Sendo assim, o fator-chave desta grande mudança está, principalmente, no desenvolvimento do planejamento e na gestão de crise, além da capacidade de reinvenção de cada negócio.

2 – Trabalho híbrido e flexibilidade

Outra mudança que impactou diretamente nas organizações foi a migração dos espaços e processos físicos para os digitais.

A utilização de ferramentas digitais para a gestão do tempo e gestão de tarefas nunca foi tão utilizada. Sem falar na expansão de assinaturas das ferramentas de videoconferência, como o Zoom, Microsoft Teams, etc.

O trabalho remoto foi uma boa alternativa para muitos, porém, trouxe grandes desafios relacionados ao engajamento e a proximidade com a equipe para os gestores. Mesmo assim, poucas empresas pensam em retomar as atividades 100% presenciais, adotando um sistema híbrido. Ou seja, um sistema de trabalho mais flexível que permita o contato interpessoal.

Sendo assim, destacamos um grande aprendizado para a cultura organizacional: a flexibilização na rotina e nos processos de trabalho.

3 – Transformação Digital

A transformação digital foi essencial para a maioria das empresas continuarem exercendo suas atividades. Mas, é claro que isso afetou de maneira diferente cada organização. Podemos citar alguns exemplos, como:

– Armazenamento em nuvem

Com as equipes trabalhando remotamente, as soluções de computação em nuvem e de transferência de arquivos tornaram-se fundamentais nos processos diários.

A intranet e os dispositivos físicos de armazenamento, como os pendrives, deram lugar para as ferramentas que permitem o compartilhamento de arquivos e dados em nuvem.
Como por exemplo: o Dropbox, o Google Drive e o Microsoft OneDrive. 

– Fortalecimento do e-commerce

Muitas empresas migraram seus processos para o ambiente digital.

Segundo a Associação Brasileira de Comércio Eletrônico (ABComm), entre abril e setembro de 2020, 11,5 milhões de pessoas fizeram sua primeira compra pela internet. A associação registrou ainda a criação de mais de 150 mil novas lojas online no período. Além disso, outro estudo da Neotrust Compre&Confie, em parceria com a ABComm, indicou que o número de transações no comércio eletrônico, entre janeiro e agosto de 2020, cresceu 80%. O faturamento foi 75,5% maior em relação ao mesmo período de 2019.

A transformação digital não é mais uma tendência, mas, para muitos, uma realidade superpotente.

4 – Comunicação 

Em tempos de distanciamento social, a postura da liderança nunca foi uma questão tão elementar como atualmente.

O líder de hoje precisa desenvolver habilidades que até então não eram tão requisitadas, como estar mais presente e criar uma maior proximidade com colaboradores para entender os desafios do trabalho home office ou remoto. Porém, sem pressionar a equipe.

Com uma liderança mais empática, facilitadora, flexível, positiva e estratégica, o time de colaboradores tende a estar mais engajado e comprometido com os resultados, mesmo trabalhando à distância.

E para você, quais lições você pode tirar deste período?

Em termos empresariais, a Lowtax é uma empresa de contabilidade digital e gestão inteligente que conseguiu adaptar-se facilmente a este período. Além de já ter uma estrutura baseada em processos digitais, colaborou para auxiliar empresas durante essa brusca transição.

Precisa de ajuda com o seu negócio? Então, entre contato conosco por meio do Fale com a Lowtax ou pelo telefone (21) 2102-5930 | (11) 4637-6764.

O post 4 aprendizados para empresas após 1 ano de pandemia apareceu primeiro em Lowtax Contabilidade.

Pense no tempo gasto gerando relatórios, emitindo notas fiscais ou cuidando de estoques e compras. Um programa de gestão inteligente é capaz de centralizar todas as informações do negócio. Assim, o fluxo de dados corporativos se torna mais fluido e é compartilhado com facilidade. O resultado são insights cada vez mais valiosos, que contribuem para uma tomada de decisão assertiva.

Quer saber como definir o melhor sistema de gestão para sua empresa? Continue lendo este post até o fim!

– Benefícios da implantação de um sistema de gestão

Já mencionamos que adotar um sistema de gestão empresarial pode gerar mais resultados e aumentar a lucratividade, mas os benefícios vão além dos aspectos financeiros. O programa de gestão empresarial pode influenciar positivamente em diversos aspectos, como:

. Utilização sustentável dos recursos;
. Integração das áreas da empresa;
. Redução de custos e controle de desperdícios;
. Redução das falhas nos processos;
. Aumento da produtividade;
. Aumento da qualidade de vida para colaboradores;
. Maior segurança para empresa e colaboradores;
. Aumento dos índices de satisfação entre os colaboradores e clientes.

– Quais são os principais tipos de sistema de gestão?

O mercado oferece diversas possibilidades de sistemas de gestão empresarial, mas entre eles destacam-se:

. Business Process Management (BPM)

O BPM é uma ferramenta que tem o papel de sistematizar os processos internos e até externos da empresa, gerenciando informações.

Esse sistema deixa claro quem são os responsáveis e como será o funcionamento de cada atividade, deixando os processos organizados e previsíveis. Assim, a equipe pode sugerir possíveis oportunidades de melhoria e otimização. É um sistema que visa o aumento da produtividade e aprimoramento contínuo.

Apesar de impor diversas regras, o BPM é dinâmico, fácil de atualizar e revisar. Atualmente, o sistema evoluiu e é muito utilizado como uma ferramenta de gestão de tarefas em nuvem, como Pipefy, Asana, Heflo, Evernote, Trello e Microsoft Teams.

. Enterprise Resource Planning (ERP)

O ERP serve para garantir o controle e a organização do funcionamento da empresa agregando informações imprescindíveis para diversos setores como vendas, finanças, contabilidade, fiscal, estoque, compras, produção e logística.

O ERP é modular e pode possuir em uma única ferramenta uma abordagem departamental ou por segmento. O foco desse sistema é o gerenciamento de recursos, que garante a melhoria nos processos do negócio.

Entre seus principais benefícios estão a redução do tempo para administrar o estoque e o financeiro, diminuição da burocracia para emitir notas fiscais, geração relatórios e ainda, realização automática de backup, no caso do sistema em nuvem.

. Customer Relationship Management (CRM)

O CRM, ou Gestão de Relacionamento com o Cliente, é um sistema de gestão direcionado ao relacionamento da empresa com seus leads e clientes. A ferramenta tem o objetivo de organizar todas as informações e criar um histórico de contato de acordo com perfil de cada um.

O CRM organiza o processo comercial por meio de um funil de vendas, assim, consegue manter o controle e ainda, aumentar a produtividade do time de vendas.

Atualmente no mercado existem muitos softwares que utilizam a integração desses sistemas, principalmente a integração entre os sistemas ERP e BPM.

– Como definir o sistema de gestão para a empresa?

Enfim, após entender o que é um sistema de gestão empresarial, seus benefícios e os principais tipos de sistema de gestão, chegou a hora de saber como definir o sistema de gestão da empresa.

. Estabeleça os objetivos da implantação do software

Defina bem os objetivos que devem ser alcançados a partir da implantação do sistema, tudo deve estar alinhado de acordo com a realidade da empresa e da equipe. Para isso, é preciso conhecer profundamente os processos e estabelecer uma projeção sobre como eles podem evoluir, para alcançarem melhores resultados.

. Avalie o custo-benefício

A implantação de um sistema de gestão requer investimento financeiro. Um investimento que poderá trazer benefícios em curto, médio e longo prazo.

Se por um lado o software tem um preço pelo seu uso, a maior produtividade, a diminuição de perda de tempo e falhas poderá trazer mais lucratividade.

. Pense na segurança das informações

O programa de gestão irá lidar com dados valiosos da sua empresa, por isso a segurança das informações deve ser priorizada por meio de arquivos criptografados. Além disso, é importante que os servidores trabalhem com código SSL para manter a confidencialidade das informações inseridas.

Considerando todas as informações acima, podemos concluir que ao implementar um sistema de gestão na sua empresa, você terá mais facilidade no dia a dia por meio da automatização, além de agregar valores que podem aproximar a relação entre equipe, gestores e clientes.

Precisa de ajuda para definir o melhor sistema de gestão para sua empresa? Entre em contato com um de nossos especialistas que vão te auxiliar por meio de uma consultoria empresarial especializada. Fale por um de nossos contatos por telefone (21) 2102-5930 | (11) 4637-6764 ou por meio do Fale com a Lowtax.

O post Como definir um Sistema de Gestão para Empresa apareceu primeiro em Lowtax Contabilidade.

Comunicação, ambiente remoto e estrutura virtual são alguns dos pontos de maior preocupação no gerenciamento de um time em home office. 

Sendo assim, se você ainda não se adaptou ou está passando por esse período de transição, confira os fatores de sucesso que podem te ajudar a gerenciar o time remotamente.

-> Como migrar e gerenciar o seu time remotamente? 

É fundamental que exista um planejamento e organização dessa nova estrutura e dinâmica de trabalho. Por isso, selecionamos três pontos fundamentais que direcionam nesse processo:

– Estrutura virtual (em nuvem)

A estrutura virtual é onde acontece o dia a dia da equipe, é o ambiente de comunicação, de operacionalização das atividades, organização e armazenamento de arquivos. O ambiente virtual (em nuvem) é onde os processos rodam, e as atividades acontecem, para garantir a entrega, resultados e comunicação do time. Em outras palavras, é o escritório virtual.

– Comunicação

A comunicação é um dos fatores que precisam ser mais trabalhados nesse momento de pandemia mundial, o emocional precisa de um cuidado muito especial para diminuir a sensação de ansiedade, o sentimento de solidão e isolamento.  Comunicar-se muito com a equipe e manter o time sempre conectado, e utilizar tecnologias que propiciam as videoconferências, reuniões e bate-papos audiovisuais são fatores-chave para o sucesso dessa gestão. Além disso, é bom lembrar da importância da gestão do tempo, em não realizar reuniões improdutivas.

– Integração

A integração é a consolidação da estrutura virtual, equipe, processos, comunicação e o engajamento do time. Em resumo, é resultado da adaptação e o funcionamento da nova dinâmica de trabalho.

Tendo por base os três fatores acima, para auxiliar na gestão e controle da operação remotamente, dois aspectos são fundamentais nessa jornada:

– Gestão de processos e tarefas através de ferramentas em nuvem

As ferramentas online funcionam como as principais estruturas de suporte ao trabalho remoto e aos colaboradores. Essas plataformas possibilitam a operacionalização das atividades, comunicação, organização e a gestão de processos. É a estrutura virtual para o bom funcionamento do home office e gestão e controle da operação.

Abaixo, seguem alguns exemplos de ferramentas online e gratuitas:

Para organização digital: Google Drive, Dropbox e Onedrive. Todas as ferramentas são de armazenamento online, na nuvem e colaborativas.

Para garantir a comunicação: Skype (mensagem, áudio e audiovisual) e o Zoom, que é a ferramenta mais utilizada hoje para videoconferências e reuniões onlines. É possível reunir até 100 pessoas na mesma conferência na opção gratuita.

Para gerenciar o time e suas tarefas: Trello, Asana, Pipefy, Evernote, Microsoft To Do, Microsoft Teams e Google Calendar.

– Relacionamento entre a equipe e os gestores

Nesse momento é muito importante estar em constante contato com a equipe e seus pares. Entender a dificuldade do outro, trocar experiências, oferecer ajuda e intensificar o contato audiovisual, onde as pessoas se aproximam mais e cria-se um ambiente de interação maior.

Além disso, a colaboração e a confiança são requisitos fundamentais para um bom relacionamento entre os envolvidos e uma boa gestão remota. O emocional dos colaboradores precisa de um cuidado especial nesse período.

Da mesma forma, estimular as reuniões e videoconferências ajudam a entender as necessidades de cada um, e a criar um ambiente colaborativo e mais produtivo também.

Entendendo a importância da construção de uma estrutura virtual eficiente, da comunicação fluida com o time e a integração desses dois grandes fatores, o trabalho remoto só tende a ser benéfico, inclusive para o período pós quarentena. 

Tendo isso por base, caso você precise de orientação sobre o assunto, entre em contato pelo Fale com a Lowtax ou pelo telefone (21) 2102 5930. A Lowtax está pronta para ajudar você neste período tão atípico e decisivo. 

Autor: Carolina Calacina

O post Coronavírus: como gerenciar o time remotamente apareceu primeiro em Lowtax Contabilidade.

A adaptação ao trabalho remoto pode não ser uma tarefa fácil. Para tornar o seu trabalho em home office mais produtivo e, ao mesmo tempo, diminuir a ansiedade, dois pontos fundamentais podem auxiliar no seu dia a dia profissional e pessoal: a Gestão do Tempo e a Gestão de Tarefas. 

Sendo assim, confira abaixo dicas essenciais para você saber administrar seu tempo em home office utilizando dicas, técnicas e ferramentas de gestão do tempo e tarefas.

-> Causas para má Gestão do tempo

Na Gestão do Tempo, existem 3 fatores principais que podem atrapalhar seu desempenho:

1 – O adiamento das tarefas
Este está diretamente relacionado à procrastinação, quando você deixa de realizar a tarefa no período planejado e aquilo se torna uma urgência posteriormente.
2 – Os ladrões do tempo
Já pensou em quanto tempo você passa olhando o celular, Whatsapp ou as redes sociais? Muita vezes é fácil se distrair, passar horas fazendo isso, e, consequentemente, esquecer das verdadeiras prioridades.
3 – A falta de foco
Pensar sobre várias coisas ao mesmo tempo pode atrapalhar o seu desempenho. Consequentemente, pode ser um grande impedimento para encontrar uma boa solução para cada um dos seus problemas. Além disso, a falta de foco impede que você enxergue com clareza qual tarefa precisa ser priorizada naquele momento.

-> Classificação das tarefas

Para afastar tudo que possa atrapalhar sua gestão de tempo é necessário classificar as atividades. Em outras palavras, é preciso distinguir as tarefas importantes e as tarefas urgentes:
– Tarefas importantes:
São aquelas atividades que contribuem para atingir objetivos pessoais ou profissionais. Em suma, acrescentam valor e resultado. Por isso, devem ser trabalhadas com antecipação e planejamento.
– Tarefas urgentes:
São aquelas atividades que demandam atenção imediata. Sendo assim, é necessário analisar constantemente o motivo de uma atividade se tornar urgente e como ela pode ser evitada.

Para isso, a dica para que tudo não se transforme em urgente é priorizar aquilo que é importante.

Portanto, comece classificando o tempo da seguinte forma:
– 70% para tarefas importantes
– 20% para as urgentes
– 10% para as circunstanciais, que são as atividades que você pode negociar prioridade e realizar depois.

O planejamento do tempo e das atividades podem ser realizados semanalmente ou mensalmente, depende da sua mecânica de trabalho.

Não existe um planejamento diário das suas atividades. Ou seja, o planejamento só existe quando é realizado com antecedência.

-> Exercício para fazer um planejamento semanal

Tendo isso por base, após a classificação, comece pelo mais simples, o planejamento semanal:
1 – Liste as tarefas da semana;
2 – Classifique o que é importante e o que é urgente;
3 – Priorize as atividades que foram classificadas como importantes;
4 – Identifique as atividades que te dão mais resultado com menos tempo e esforço;
5 – Priorize as atividades acima;
6 – Inicie o dia com as tarefas mais importantes e de maior impacto;
7 – Realize as tarefas mais difíceis no período mais produtivo do dia.

-> Técnicas para a Gestão de tarefas: Método Kanban e Técnica Pomodoro

Diante disso, duas técnicas que ajudam muito na gestão do tempo e de tarefas são o método Kanban e a técnica Pomodoro.

O método Kanban consiste em organizar as tarefas em um quadro, separando e classificando por listas de acordo com o andamento de cada atividade. Como por exemplo: “Fazer”, “Em andamento” e “Concluído”.

O método foi criado originalmente como uma técnica de gerenciamento de projetos para que todos pudessem ver claramente em que estágio cada tarefa do projeto se encontrava.

Basicamente, o que você precisa fazer é escrever cada tarefa em um cartão – manualmente ou em um aplicativo – e ir mudando seu lugar no quadro geral, de acordo com a evolução no andamento de cada atividade. Desta forma, além de você, outras pessoas da equipe podem ter uma visão geral do que está acontecendo ao longo da semana.

A técnica Pomodoro (Foco) busca um melhor aproveitamento do tempo, dividindo o fluxo de trabalho em intervalos. 

Para esclarecer, acontece assim: você cria a sua lista de tarefas e marca o cronômetro para um período de 25 minutos (que são chamados de “pomodoro”), nos quais você irá trabalhar em uma única tarefa, sem interrupções. Ao final desse tempo, você faz uma pausa de 5 minutos para descansar a mente. Depois, retoma mais um ciclo de 25 minutos. Após completar 4 ciclos, você faz uma pausa maior para relaxar, de 15 a 30 minutos. Após isso, você continua o ritmo de trabalho, recomeçando tudo de novo.

-> Ferramentas online gratuitas para Gestão do Tempo e Gestão de Tarefas

Depois de todas essas dicas e técnicas para uma boa gestão do tempo, selecionamos também ferramentas online gratuitas que são essenciais no controle das tarefas:
– Trello
Um software que utiliza a metodologia kanban, com blocos temáticos. Por isso, ele é ótimo para administrar projetos;
– Evernote
Um serviço que funciona na nuvem e permite criar listas, lembretes, anexar documentos e compartilhar esses conteúdos com outras pessoas envolvidas;
– Google Calendar
Um calendário digital que ajuda a organizar suas tarefas e seus respectivos prazos.

Gostou? Pois bem, agora você está preparado para administrar seu tempo em home office de forma consciente.

Porém, se restou alguma dúvida e você precisa de ajuda para colocar as dicas sobre gestão do tempo e gestão de tarefas em prática no seu negócio, não hesite. Entre em contato pelo Fale com a Lowtax ou pelo telefone (21) 2102 5930.

Autor: Carolina Calacina

O post Home office em tempos de Isolamento Social apareceu primeiro em Lowtax Contabilidade.