Home office em tempos de Isolamento Social
Devido pandemia do Coronavírus, o isolamento social se fez necessário e parte da população precisou aderir ao home office. Sendo assim, se você faz parte desse grupo de pessoas, você precisa conferir este post!
A adaptação ao trabalho remoto pode não ser uma tarefa fácil. Para tornar o seu trabalho em home office mais produtivo e, ao mesmo tempo, diminuir a ansiedade, dois pontos fundamentais podem auxiliar no seu dia a dia profissional e pessoal: a Gestão do Tempo e a Gestão de Tarefas.
Sendo assim, confira abaixo dicas essenciais para você saber administrar seu tempo em home office utilizando dicas, técnicas e ferramentas de gestão do tempo e tarefas.
-> Causas para má Gestão do tempo
Na Gestão do Tempo, existem 3 fatores principais que podem atrapalhar seu desempenho:
1 – O adiamento das tarefas
Este está diretamente relacionado à procrastinação, quando você deixa de realizar a tarefa no período planejado e aquilo se torna uma urgência posteriormente.
2 – Os ladrões do tempo
Já pensou em quanto tempo você passa olhando o celular, Whatsapp ou as redes sociais? Muita vezes é fácil se distrair, passar horas fazendo isso, e, consequentemente, esquecer das verdadeiras prioridades.
3 – A falta de foco
Pensar sobre várias coisas ao mesmo tempo pode atrapalhar o seu desempenho. Consequentemente, pode ser um grande impedimento para encontrar uma boa solução para cada um dos seus problemas. Além disso, a falta de foco impede que você enxergue com clareza qual tarefa precisa ser priorizada naquele momento.
-> Classificação das tarefas
Para afastar tudo que possa atrapalhar sua gestão de tempo é necessário classificar as atividades. Em outras palavras, é preciso distinguir as tarefas importantes e as tarefas urgentes:
– Tarefas importantes:
São aquelas atividades que contribuem para atingir objetivos pessoais ou profissionais. Em suma, acrescentam valor e resultado. Por isso, devem ser trabalhadas com antecipação e planejamento.
– Tarefas urgentes:
São aquelas atividades que demandam atenção imediata. Sendo assim, é necessário analisar constantemente o motivo de uma atividade se tornar urgente e como ela pode ser evitada.
Para isso, a dica para que tudo não se transforme em urgente é priorizar aquilo que é importante.
Portanto, comece classificando o tempo da seguinte forma:
– 70% para tarefas importantes
– 20% para as urgentes
– 10% para as circunstanciais, que são as atividades que você pode negociar prioridade e realizar depois.
O planejamento do tempo e das atividades podem ser realizados semanalmente ou mensalmente, depende da sua mecânica de trabalho.
Não existe um planejamento diário das suas atividades. Ou seja, o planejamento só existe quando é realizado com antecedência.
-> Exercício para fazer um planejamento semanal
Tendo isso por base, após a classificação, comece pelo mais simples, o planejamento semanal:
1 – Liste as tarefas da semana;
2 – Classifique o que é importante e o que é urgente;
3 – Priorize as atividades que foram classificadas como importantes;
4 – Identifique as atividades que te dão mais resultado com menos tempo e esforço;
5 – Priorize as atividades acima;
6 – Inicie o dia com as tarefas mais importantes e de maior impacto;
7 – Realize as tarefas mais difíceis no período mais produtivo do dia.
-> Técnicas para a Gestão de tarefas: Método Kanban e Técnica Pomodoro
Diante disso, duas técnicas que ajudam muito na gestão do tempo e de tarefas são o método Kanban e a técnica Pomodoro.
O método Kanban consiste em organizar as tarefas em um quadro, separando e classificando por listas de acordo com o andamento de cada atividade. Como por exemplo: “Fazer”, “Em andamento” e “Concluído”.
O método foi criado originalmente como uma técnica de gerenciamento de projetos para que todos pudessem ver claramente em que estágio cada tarefa do projeto se encontrava.
Basicamente, o que você precisa fazer é escrever cada tarefa em um cartão – manualmente ou em um aplicativo – e ir mudando seu lugar no quadro geral, de acordo com a evolução no andamento de cada atividade. Desta forma, além de você, outras pessoas da equipe podem ter uma visão geral do que está acontecendo ao longo da semana.
A técnica Pomodoro (Foco) busca um melhor aproveitamento do tempo, dividindo o fluxo de trabalho em intervalos.
Para esclarecer, acontece assim: você cria a sua lista de tarefas e marca o cronômetro para um período de 25 minutos (que são chamados de “pomodoro”), nos quais você irá trabalhar em uma única tarefa, sem interrupções. Ao final desse tempo, você faz uma pausa de 5 minutos para descansar a mente. Depois, retoma mais um ciclo de 25 minutos. Após completar 4 ciclos, você faz uma pausa maior para relaxar, de 15 a 30 minutos. Após isso, você continua o ritmo de trabalho, recomeçando tudo de novo.
-> Ferramentas online gratuitas para Gestão do Tempo e Gestão de Tarefas
Depois de todas essas dicas e técnicas para uma boa gestão do tempo, selecionamos também ferramentas online gratuitas que são essenciais no controle das tarefas:
– Trello
Um software que utiliza a metodologia kanban, com blocos temáticos. Por isso, ele é ótimo para administrar projetos;
– Evernote
Um serviço que funciona na nuvem e permite criar listas, lembretes, anexar documentos e compartilhar esses conteúdos com outras pessoas envolvidas;
– Google Calendar
Um calendário digital que ajuda a organizar suas tarefas e seus respectivos prazos.
Gostou? Pois bem, agora você está preparado para administrar seu tempo em home office de forma consciente.
Porém, se restou alguma dúvida e você precisa de ajuda para colocar as dicas sobre gestão do tempo e gestão de tarefas em prática no seu negócio, não hesite. Entre em contato pelo Fale com a Lowtax ou pelo telefone (21) 2102 5930.
Autor: Carolina Calacina